Distribuição de Funções e Responsabilidades

Retaguarda & Bancos, Financeiro, Caixas de TFL e Estoque, Cadastro e Configurações, LotéricasLotéricas

Neste guia, você verá como organizar funções na lotérica e evitar desvios operacionais utilizando o sistema DouraSoft.

Estrutura da operação

Para manter o controle:

  • Defina um responsável (supervisor) na ausência do gerente para administrar saldo de cofre, envio de remessas e estoque.
  • Cada operador deve ser responsável pelo seu próprio caixa.

Desvios comuns

1. Mistura de valores entre caixas

O que acontece:
Operadores utilizam a falta de uma liderança clara para misturar valores entre caixas, dificultando a identificação de quem causou um furo.

Como controlar no sistema:

  • Registrar no sistema todos os os movimentos que são feitos no dia a dia da lotérica
  • Acompanhar esses movimentos um por um pelo menu Financeiro > Extratos 
  • Realizar fechamentos bancários com frequência
    • Validar se o saldo do sistema bate com as sangrias realizadas

2. Retenção de sobras de caixa

O que acontece:
O operador percebe que sobraram alguns centavos ou até reais por erro de troco a favor da lotérica e, em vez de declarar, apropria-se desses valores para uso pessoal.

Como controlar no sistema:

  • Nas permissões de usuários configure as funções :
    • Visualizar Lançamentos de Saldos – pode ser desativado para o fechamento permanecer no escuro, ou seja, o operador lança os movimentos do caixa sem poder ver o saldo
    • Limitar saldo final no caixa – pode ser ativada para limitar qual o valor do saldo final pode ficar disponível no fechamento, não permitindo que o operador coloque qualquer valor no fechamento do caixa.

3. Venda sem baixa no estoque

O que acontece:
Produto é vendido, mas não é feita a saída no sistema.

Como controlar no sistema:

  1. É importante controlar os estoques disponíveis de produtos pelo menu ESTOQUE , tanto o ESTOQUE DA EMPRESA quanto o ESTOQUE DO OPERADOR
  1. Acompanhar com o auxilio da LINHA DO TEMPO no sistema, os movimentos feitos no ESTOQUE da empresa para garantir se houve devolução de produtos.
  1. Limitando as permissões do usuário em PARÂMETROS > USUÁRIOS
    • Adicionar Estoque – Evita do usuário adicionar estoques de produtos
    • Remover Estoque – Evita do usuário remover algum produto do estoque
    • Transferir Estoque Para a Empresa – Limita o usuário de devolver produtos para o estoque da empresa
    • Transferir Estoque Para Outros Operadores – limita o usuário de alterar os estoques dos outros operadores
    • Transferir Estoque da Empresa – Limita a falta de controle de passagem de produtos do estoque para o operador

Acesse cada etapa para ver os desvios mais comuns e como o DouraSoft ajuda a prevenir.

  1. Mapa Antifraude
  2. Controle de Fluxo e Educação de Clientes
  3. Gestão de Limite de Troco
  4. Conferência Presencial (Gavetas, Cofre e Estoque)
  5. Conciliação Bancária e Conferência de Contas
  6. Balanço Mensal e DRE

Qualquer dúvida, basta entrar em contato com nosso suporte através do e-mail [email protected]